Découvre la gestion de projet

Découvre la gestion de projet: JINX! Summer School 1-2-3 juillet 2019

Vous vous intéressez au développement durable ? Vous avez une idée de projet dans ce domaine ? Vous n’avez pas pu participer aux ateliers Jinx! durant l’année, mais vous voudriez bien acquérir des compétences en gestion de projet ou approfondir celles que vous avez déjà ? Alors venez participer gratuitement à la Summer School Jinx!

Le résultat

Une proposition de projet quasi prête. Celle-ci vous permettra de soumettre votre projet à l’Appel à projets étudiants en développement durable. Cet appel est un concours du programme U Change ; le Rectorat de l’UNIGE le soutient en récompensant des projets innovants portés par des étudiants qui contribuent à la durabilité au sein de l’UNIGE et de son périmètre.

Au programme

Durant trois jours, vous apprendrez pas à pas les bases de la gestion de projet en les appliquant directement à votre projet.

Pendant la première journée vous découvrirez ce que cela implique de gérer un projet. Vous travaillerez à délimiter votre projet ainsi qu’à en établir la pertinence.

La deuxième journée traitera des ressources nécessaires à la réalisation d’un projet ; l’on pense bien entendu aux ressources financières, mais pas seulement. Vous apprendrez quels types de ressources existent, comment les trouver et comment les gérer.

La dernière journée sera principalement consacrée aux compétences sociales. Par cela s’entend la communication, le réseautage, la collaboration et l’évaluation de votre projet.

La Summer School sera clôturée par un apéro convivial entre les participant-e-s et les membres de l’organisation.

Découvre la gestion de projet: ateliers de base

Atelier 1: Introduction à la gestion des projets

Objectifs

Après cet atelier les participant-e-s sauront :

  • Ce qu’est un projet
  • Distinguer les différents types de projets
  • Identifier les différentes phases d’un projet
  • Obtenir une vision d’ensemble de leur projet
  • Établir une structure de découpage de leur projet en différentes étapes (WBS)
  • Identifier et reconnaître les acteurs impliqués dans leur projet

Description

Durant cet atelier, les participant-e-s se familiarisent au concept de la gestion de projets.

Au travers des différentes activités, les participant-e-s travaillent sur leurs idées et préoccupations personnelles en y appliquant des premiers techniques de la gestion de projets.

Atelier 2: Établir la pertinence de son projet

Objectifs

Après cet atelier les participant-e-s sauront :

  • Expliciter la valeur ajoutée de leur projet
  • Établir si leur idée existe déjà
  • Comprendre le rôle de l’innovation
  • Choisir le public cible à questionner
  • Définir les méthodes de questionnement pertinentes
  • Interpréter les résultats
  • Distinguer les besoins essentiels des besoins superficiels
  • Communiquer sur leur organisation
  • Comment rester réaliste dans leur planification

Description

“Est-ce que mon idée est bonne?”

“J’ai une idée, mais peut-être qu’elle existe déjà…”

“Est-ce que les utilisateurs vont aimer et utiliser ce qui me semble être très pratique?”

Pour répondre à ce type de questions, il faut réaliser des enquêtes afin de s’assurer que ce que l’on veut faire ne va pas seulement satisfaire un intérêt ou une passion personnelle, mais que cela va véritablement répondre à un besoin ou à une demande.

Atelier 3: Développer sa proposition

Objectifs

Après cet atelier les participant-e-s sauront :

  • Identifier les différentes rubriques de la proposition du projet
  • Définir les étapes de leur projet
  • Identifier les sous-projets
  • Construire des « workpackages » avec leurs tâches
  • Estimer la charge de travail
  • Rédiger la proposition de projet

Description

Cet atelier a pour but d’aider les participant-e-s à obtenir une vision claire et organisée de leur projet.

Pour chaque projet, un plan bien construit clarifie le processus et facilite son exécution. Durant cet atelier, les participant-e-s vont travailler sur leur proposition de projet pour finir avec une bonne base à compléter chez soi, ou dans des sessions de coaching de projet.

Atelier 4: Organiser et planifier efficacement

Objectifs

Après cet atelier les participant-e-s sauront :

  • Identifier leurs priorités
  • Estimer la durée de chaque tâche et étape
  • Gérer les imprévus
  • Organiser leurs objectifs à long et à court terme
  • Communiquer sur leur organisation
  • Comment rester réaliste dans leur planification

Description

Durant cet atelier, les participant-e-s apprennent à bien gérer leur temps selon les principes de la gestion de projets.

Afin de permettre un bon déroulement de son projet tout en en conciliant l’exécution avec ses autres responsabilités (travail, études, vie privé, etc.), une bonne organisation est indispensable.

Approfondis la gestion de projet

Atelier 5: De l’idée à la définition

Objectifs

Après cet atelier les participant-e-s sauront :

  • Définir l’essentiel de leur projet
  • Réfléchir « outside-the-box »
  • Faciliter les discussions et brainstormer avec d’autres
  • Établir un « problem tree »
  • Vérifier si leur idée de projet existe déjà
  • Expliciter leurs idées
  • Organiser leurs idées visuellement
  • Formuler des objectifs
  • Décrire le résultat final

Description

Cet atelier a pour but d’aider les participant-e-s à concrétiser leur projet et de leur permettre d’en estimer la faisabilité.

À la fin de l’atelier, les participant-e-s sortiront de la salle avec une définition précise de leur projet, qui sera passé d’une idée à une série d’objectifs concrets. Ils/elles seront en mesure de décortiquer leur projet pour en extraire les points essentiels, et de les présenter efficacement.

Atelier 6: Développer et gérer son réseau

Objectifs

Après cet atelier les participant-e-s sauront :

  • Renforcer leurs compétences de promotion personnelle
  • Comment rencontrer de nouvelles personnes et initier un premier contact
  • Gérer et maintenir leur réseau
  • Choisir les « bonnes » personnes pour leur réseau

Description

Cet atelier met l’accent sur les compétences de promotion nécessaires à rendre son projet visible.

Les participant-e-s apprendront à présenter leur projet à des tiers pouvant être intéressants, ou même indispensables, au développement de ce dernier.

Atelier 7: Les acteurs de son projet

Objectifs

Après cet atelier les participant-e-s sauront :

  • Identifier les différents acteurs
  • Identifier les bénéfices et inconvénients de chaque acteur
  • Déterminer les limites de leur projet
  • Replacer leur projet dans un contexte sociétal

Description

Cet atelier permet aux participant-e-s d’identifier tous les acteurs (stakeholders) de leur projet.

Un projet est rarement réalisé dans un isolement total. Il y a presque toujours d’autres personnes ou organes impliquées (p.ex. les sponsors, les demandeurs, les organisateurs, les futurs utilisateurs, etc). Savoir les identifier et comprendre les avantages et inconvénients incombant à différents partenariats est un point essentiel de la gestion de projet.

Atelier 8: Communiquer sur son projet

Objectifs

Après cet atelier les participant-e-s sauront :

  • Adapter leur message-clé au public et à la situation
  • Préparer leur « elevator-pitch »
  • Examiner les canaux de marketing enviseagables
  • Organiser le contenu de leur présentation
  • Choisir les supports visuels adéquats
  • Gérer leur stress devant un public
  • Faire le rapport de leur projet­­

Description

Cet atelier traite des différentes façons de communiquer sur son projet et la manière de rédiger le rapport d’un projet.

Certaines étapes d’un projet nécessitent de communiquer sur son avancement. Cela pour promouvoir son projet ou pour rendre des comptes par exemple. Un essai de communication devant la classe sera réalisé à l’aide des supports présentés préalablement, suivi d’un feedback sur sa présentation.

Atelier 9: Les bases de la gestion de finances

Objectifs

Après cet atelier les participant-e-s sauront :

  • Reconnaître les différents types de ressources nécessaires à un projet
  • Définir les prix des ressources
  • Construire un budget
  • Assurer la bonne gestion financière

Description

Cet atelier se concentre sur l’aspect financier de votre projet.

Afin d’éviter que votre projet soit interrompu en cours de route faute de moyens suffisants, il est important d’avoir dès le début une vision claire sur les coûts engendrés par sa réalisation. Maintenir une bonne gestion financière permet également de répartir ses ressources de la façon la plus efficace possible.

Atelier 10: Trouver des ressources

Objectifs

Après cet atelier les participant-e-s sauront :

  • Identifier différentes sources de financement, ou d’autres ressources
  • Reconnaître les différents intérêts et priorités des donateurs ou bailleurs
  • Organiser une recherche de ressources
  • Décrypter un appel à projet

Description

Cet atelier vise à familiariser les participant-e-s avec le monde des donateurs et des bailleurs.

Rares sont les projets qui n’ont pas besoin de ressources, mais où trouver de l’argent, des locaux, du matériel ? Cet atelier permettra l’élaboration d’une campagne de fund raising et répondra avec précision aux attentes liées à un appel.

Atelier 11: Gérer une équipe et travailler ensemble

Objectifs

Après cet atelier les participant-e-s sauront :

  • Travailler efficacement vers des objectifs communs
  • Identifier les différents rôles et responsabilités des membres de leur équipe
  • Éviter de travailler de façon non-coordonnée dans le groupe
  • Tirer pleinement parti des qualités des différents membres à l’aide d’auto-évaluations
  • Gérer des conflits

Description

Cet atelier se concentre sur les dynamiques propres au travail d’équipe.

Il est rare que l’entièreté du travail d’un projet soit accompli par une seule personne. Lors de cet atelier, nous allons discuter des méthodes permettant de travailler efficacement les uns avec les autres: prendre en compte les différents rôles, expertises et forces, utiliser des auto-évaluations, des outils pratiques et des stratégies de gestion de conflits.

Atelier 12: La résolution de problèmes

Objectifs

Après cet atelier les participant-e-s sauront :

  • Gérer des conflits
  • Fixer leurs priorités
  • Gérer l’imprévu
  • Prendre des décisions suite aux résultats imprévus

Description

Cet atelier se concentre sur les attitudes à adopter en cas de problèmes ou d’imprévus.

Pour assurer la réussite d’un projet, il est important de suivre un plan précis et cohérent. Cependant, personne n’est à l’abri des aléas de la vie. Lors de cet atelier, nous aborderons les stratégies à suivre lorsque les choses ne se passent pas comme prévues.

Atelier 13: Évaluer son projet

Objectifs

Après cet atelier les participant-e-s sauront :

  • Intégrer des moments d’évaluation à différents stades du projet
  • Identifier ce qu’ils/elles souhaitent évaluer
  • Prendre des décisions par rapport aux « milestones » à atteindre
  • Gérer la fin de leur projet

Description

Cet atelier enseigne aux participant-e-s comment analyser efficacement la progression de leur projet.

Pour assurer que les objectifs du projet soient atteints à la fin du projet, il est important de monitorer sa progression au fur et à mesure de l’avancement. Avec cet atelier, nous allons définir comment et à quels moments évaluer l’avancement d’un projet, comment décider d’un changement de direction, et comment prendre des décisions lors de moments cruciaux.